7 gesprekstechnieken voor elk gesprek: van verjaardag tot functioneringsgesprek

Zoek je op "gesprekstechnieken", dan vind je vooral lijstjes voor managers of juist tips voor small talk. In de praktijk heb je dezelfde vaardigheden nodig bij de koffieautomaat, op een verjaardag en in een gesprek met je leidinggevende. In een functioneringsgesprek staat alleen meer op het spel, en daardoor wordt het belangrijker dat je ze goed gebruikt.

In het kort

Een goed gesprek op een verjaardag en een goed functioneringsgesprek lijken meer op elkaar dan je denkt. In allebei draait het om dezelfde basis: open vragen stellen, inhaken op wat de ander zegt, doorvragen naar wat belangrijk is, samenvatten, zelf eerlijk iets inbrengen, stiltes laten bestaan en duidelijk afronden. Alleen het tempo en wat er op het spel staat verschillen.

1. Stel vragen die ruimte geven

Met een gesloten vraag krijg je een feit terug. Met een open vraag krijg je een verhaal. Begin met wat, hoe of waardoor.

• Verjaardag: "Hoe ben je eigenlijk in dat werk terechtgekomen?"
• Functioneringsgesprek: "Wat ging er dit jaar beter dan je had verwacht?" in plaats van "Ging het goed?"

Inspiratie nodig? Bekijk 40 vragen om iemand beter te leren kennen.

2. Haak in op wat de ander zegt

In bijna elk antwoord zit een haakje: een woord, een voorbeeld, een kleine emotie. Pak dat op in plaats van door te gaan naar je volgende vraag.

• Verjaardag: "Ik ben net terug uit Porto." Jij: "Was dat voor het eerst?"
• Functioneringsgesprek: "Dat project was best pittig." Jij: "Pittig in welk opzicht?"

3. Vraag door naar wat iemand belangrijk vindt

Bij feiten blijft een gesprek oppervlakkig. Je komt verder als je vraagt waarom iets ertoe doet. Eén of twee keer doorvragen is genoeg, anders voelt het als een verhoor.

• Verjaardag: "Wat trok je daar zo in aan?"
• Functioneringsgesprek: "Wat zou je nodig hebben om daar meer tijd aan te besteden?"

4. Vat kort samen

Een korte samenvatting laat zien dat je luistert en voorkomt misverstanden. Op een verjaardag houd je het licht, in een functioneringsgesprek maak je het concreet.

• Verjaardag: "Dus je hebt drie jaar gespaard voor die reis en toen regende het een week lang."
• Functioneringsgesprek: "Als ik het goed begrijp, wil je meer verantwoordelijkheid, maar niet meer uren. Klopt dat?"

Wil je dit in kleine stappen oefenen? Probeer gratis de eerste module van Praten met mensen.

5. Breng zelf ook iets in

Als je alleen vragen stelt, blijf je zelf onzichtbaar. Vertel ook iets over jezelf, eerlijk en passend bij het moment.

• Verjaardag: "Dat herken ik. Ik heb een half jaar Spaans geleerd en durfde daarna nog steeds niets te bestellen."
• Functioneringsgesprek: "Ik merk zelf dat ik vergaderingen met veel mensen lastig vind. Daar wil ik aan werken."

Zo houd je het gesprek in balans. Het wordt geen interview en ook geen monoloog.

6. Laat een korte stilte bestaan

Een pauze van drie seconden voelt lang, maar is het niet. Vaak vult de ander de stilte zelf, en dan komt juist het interessante deel. In een functioneringsgesprek is dat vaak het moment waarop iemand zegt wat hem echt bezighoudt.

Schiet je hoofd tijdens zo'n pauze in de stress? Lees dan stoppen met overdenken van gesprekken.

7. Rond duidelijk en warm af

Een gesprek dat goed eindigt, blijft goed hangen. Noem iets uit het gesprek en geef aan wat er nu gebeurt.

• Verjaardag: "Leuk om over Porto te horen. Ik ben benieuwd of je die cursus nog gaat doen."
• Functioneringsgesprek: "We spreken dus af dat je in maart die training doet, en dat we in juni kijken hoe het gaat."

Wil je iemand vaker zien na een leuk gesprek? Lees van gesprek naar vriendschap.

Wat verschilt er dan wel?

Op een verjaardag mag het gesprek alle kanten op gaan. In een functioneringsgesprek is er een doel, dus bereid je het voor: schrijf twee of drie punten op die je wilt bespreken, en één vraag die je zelf wilt stellen. De technieken blijven hetzelfde, alleen de richting ligt vast.

Begin met één techniek

Kies er deze week één, bijvoorbeeld samenvatten, en gebruik die in een gewoon gesprek en in een gesprek op je werk. Wil je oefenen in kleine stappen? Begin gratis met de eerste module van Praten met mensen.