Small talk op het werk: zo begin je een zakelijk gesprek

Je staat naast een collega bij het koffieapparaat. Jullie knikken naar elkaar, wachten op de koffie en kijken naar het apparaat. Je wilt best iets zeggen. Maar wat?

Bij een klantbezoek of een netwerkevent kan hetzelfde gebeuren. Je hebt genoeg te bespreken zodra het zakelijke gesprek begint. De minuut ervoor voelt lastiger.

Small talk op het werk is een kort, informeel gesprek met een collega, klant of iemand die je professioneel ontmoet. Je kunt eenvoudig beginnen met een vraag over iets wat jullie allebei meemaken.

In de cursus Praten op het werk gebruiken we drie soorten openers: gedeelde context, belangstelling voor het werk van de ander en een directe kennismaking. Hieronder zie je hoe je daarmee je eigen openingszin maakt.

Eerst begroeten, even wachten, dan verder

Begin met ‘hoi’, ‘goedemorgen’ of een andere begroeting die bij de situatie past. Laat daarna een korte pauze vallen voordat je je vraag stelt of jezelf verder voorstelt.

De ander is misschien nog bezig met koffie pakken, een mail lezen of een gedachte afmaken. Zo heeft de ander even tijd om de aandacht naar jou te verleggen en terug te groeten. Je hoeft geen seconden te tellen. Kijk of de ander zich naar je richt of reageert voordat je verdergaat.

Bij het koffieapparaat:

‘Hoi.’

Je wacht even tot je collega reageert.

‘Hoe is je ochtend tot nu toe?’

Bij een kennismaking:

‘Goedemorgen.’

Een korte pauze.

‘Ik ben Noor van de planning. We mailen regelmatig, maar volgens mij hebben we elkaar nog niet ontmoet.’

Komt er geen reactie of blijft iemand duidelijk bezig? Wacht dan met je vraag of probeer het later. Zijn jullie al in gesprek en heb je de aandacht van de ander, dan hoef je niet opnieuw te begroeten.

Drie manieren om een zakelijk gesprek te beginnen

1. Begin bij iets wat jullie delen

De bijeenkomst, de locatie of een project geeft je een concreet aanknopingspunt.

Na een presentatie:

‘Hoi.’ Je wacht even op een reactie. ‘Wat vond jij van dat voorbeeld over de klantenservice?’

Bij een bijeenkomst waar je voor het eerst bent:

‘Hoi.’ Een korte pauze. ‘Ik ben hier voor het eerst. Hoe ken jij deze bijeenkomst?’

Je hoeft niet altijd met een open vraag te beginnen. ‘Ben jij hier eerder geweest?’ kan prima werken. Het antwoord bepaalt vervolgens of er iets is om op door te vragen.

2. Toon echte belangstelling voor het werk

Je kunt ook beginnen bij wat iemand doet. Vraag naar iets waar je nieuwsgierig naar bent. Laat merken dat je belangstelling hebt, in plaats van te controleren of het werk al af is.

‘Hoi.’ Je wacht even. ‘Je vertelde laatst dat je nieuwe collega’s inwerkt. Hoe bevalt dat?’

Of, wanneer je minder weet:

‘Goedemorgen.’ Een korte pauze. ‘Waar houdt jullie team zich op dit moment vooral mee bezig?’

Vraag niet naar vertrouwelijke klanten, cijfers of interne problemen. Iemand moet zelf kunnen kiezen hoeveel die vertelt.

3. Stel jezelf rechtstreeks voor

Soms hebben jullie nog geen duidelijke gedeelde context. Dan hoef je die niet te verzinnen.

‘Hoi.’ Je geeft de ander even gelegenheid om terug te groeten. ‘Ik ben Noor van de planning. We mailen regelmatig, maar volgens mij hebben we elkaar nog niet ontmoet.’

Daarna kun je weer even wachten. De ander krijgt ruimte om zichzelf voor te stellen.

Een directe opening is ook geschikt als je ergens voor komt:

‘Hoi.’ Een korte pauze. ‘Ik wilde je iets vragen over de overdracht. Heb je daar nu twee minuten voor?’

Dat is geen small talk, maar wel een goede manier om een gesprek te openen. Als je een verzoek hebt, mag dat meteen duidelijk zijn.

Bij het koffieapparaat: houd het klein

Een collega die even koffie haalt, heeft misschien maar een minuut. Een eenvoudige vraag past daar beter dan een groot onderwerp.

‘Hoi.’ Je wacht tot je collega reageert. ‘Hoe is je ochtend tot nu toe?’

Als de ander zegt dat het druk is vanwege een presentatie, heb je een aanknopingspunt:

‘Voor wie geef je die presentatie?’

Je kunt ook een klein stukje van jezelf toevoegen:

‘Ik ben net klaar met de mijne. Ik ga zo even een rondje buiten lopen.’

Blijft het antwoord kort en komt er niets terug? Laat het daarbij. ‘Succes straks’ is ook prettig contact. Je hoeft niet iedere ontmoeting uit te bouwen tot een gesprek.

Vóór een vergadering: begin bij de ontmoeting

Als jullie elkaar nog niet kennen, is een kennismaking meestal nuttiger dan een vraag over het weekend.

‘Hoi.’ Een korte pauze. ‘Ik ben Sam van support. Vanuit welk team sluit jij aan?’

Kennen jullie elkaar al, dan kun je aansluiten op iets wat eerder ter sprake kwam:

‘Goedemorgen.’ Je wacht even op een reactie. ‘Je vertelde vorige keer over die workshop. Hoe was het?’

Begin niet vlak voor de vergadering aan een onderwerp dat veel uitleg vraagt. Als de bijeenkomst start, kun je gewoon zeggen: ‘Daar ben ik benieuwd naar. Zullen we er straks even op terugkomen?’

Als een klant aankomt: begroet en ontvang die

Een eerste ontmoeting vraagt niet om een originele openingszin. Begroeten, jezelf voorstellen en iets praktisch aanbieden is vaak genoeg.

‘Goedemorgen, welkom.’ Je geeft de ander even ruimte om terug te groeten. ‘Ik ben Eva. Fijn dat je er bent. Wil je eerst iets drinken?’

Als iemand zichtbaar moeite had om de locatie te vinden, kun je daarop aansluiten:

‘Het is hier even zoeken met die werkzaamheden. Is het gelukt om een plek te vinden?’

Dat is een vervolg op de begroeting. Je hoeft de ander dus niet opnieuw te begroeten.

Let op het antwoord. Een klant die meteen de agenda opent, wil misschien graag beginnen. Je hoeft die niet eerst door een verplicht praatje heen te leiden.

Op een netwerkevent: maak eerst kennis

Op een netwerkevent kun je eerst kennismaken voordat je over je eigen werk begint.

‘Hoi.’ Een korte pauze. ‘Ik ben David. Wat bracht jou naar deze bijeenkomst?’

Of na een sessie:

‘Hoi.’ Je wacht even op een reactie. ‘Ik werk zelf in de zorg en vond dat voorbeeld over roosters herkenbaar. Hoe was dat voor jou?’

Vertelt iemand dat die vooral gekomen is om meer te leren over een onderwerp? Vraag dan bijvoorbeeld: ‘Wat zou je daar graag beter van begrijpen?’ Zo praat je verder over wat de ander graag wil leren.

Wil je aansluiten bij twee mensen die al praten, wacht dan op een natuurlijk moment. Groet, laat een korte pauze vallen en vraag: ‘Mag ik even aansluiten?’ Dat geeft hun gelegenheid om je erbij te betrekken. Onderbreek geen zichtbaar persoonlijk of geconcentreerd gesprek.

In een online vergadering: betrek wie er al is

Ook online kun je even contact maken terwijl je op de rest wacht.

Met een nieuwe collega:

‘Hoi.’ Je wacht op een reactie. ‘Ik ben Kim. We hebben elkaar volgens mij nog niet gesproken. Waar werk jij aan binnen dit project?’

Met iemand die je kent:

‘Goedemorgen.’ Een korte pauze. ‘Je vertelde vorige week dat je een training ging geven. Hoe is die gegaan?’

Zijn er al meerdere mensen aanwezig? Voorkom dan dat een lang gesprek tussen twee bekenden de rest buitensluit. Houd het kort en begroet mensen die erbij komen.

Van small talk naar het zakelijke onderwerp

Je hoeft niet abrupt te stoppen zodra het tijd is om te beginnen. Rond je reactie af en maak de overgang duidelijk.

‘Leuk om te horen. Zullen we de planning erbij pakken?’

Of:

‘Fijn dat het goed is gegaan. Ik wilde vandaag met je kijken naar de volgende stap.’

Hier zijn jullie al in gesprek. Nogmaals ‘hoi’ zeggen is dus niet nodig.

Heb je een verzoek, zeg dan wat je nodig hebt. Je kunt iemand vriendelijk begroeten en daarna gewoon om hulp, tijd of een beslissing vragen.

Wat kun je beter laten liggen?

Een werkgesprek hoeft niet uitsluitend over werk te gaan. Maar kies bij iemand die je nog niet goed kent een onderwerp waarbij die niet meteen persoonlijke informatie hoeft te geven.

• Vraag niet vanzelfsprekend naar een partner of kinderen. Je weet niet hoe iemands leven eruitziet.
• Maak geen opmerkingen over iemands lichaam of uiterlijk als opening.
• Begin niet met roddelen over een afwezige collega.
• Gebruik geen vraag waarop je het antwoord al kent alleen om naar je eigen verkooppraatje te kunnen springen.

Ook ‘Hoe was je weekend?’ is niet verkeerd. Stel de vraag als je belangstelling hebt en accepteer een kort antwoord. Je hoeft er geen standaardritueel van te maken.

Small talk op het werk oefenen: kies één situatie

Kies voor deze week één moment: het koffieapparaat, de minuten vóór een vergadering of een bijeenkomst.

Bedenk vooraf alleen het aanknopingspunt, niet het hele gesprek:

1. Wat delen wij op dit moment?
2. Waar ben ik echt nieuwsgierig naar?
3. Welke korte vraag past daarbij?

Begin met een begroeting en een korte pauze. Luister na je openingszin naar één detail waarop je kunt aansluiten. Deel eventueel iets van jezelf en laat ruimte om verder te gaan of af te ronden.

Wil je weten wat je ná de eerste zin kunt doen? Lees dan Small talk: zo word je er beter in. Voor de algemene soorten openers kun je verder met Small talk: 3 manieren om een gesprek te beginnen.

In Praten op het werk oefen je verder met kennismaken, luisteren, vragen stellen en duidelijke gesprekken met collega’s en klanten.